SIMP4TIK News - Dokumentasi pelaksanaan programm dan kegiatan di lingkungan Sekretariat Daerah cenderung tidak terarsif dengan baik. Akibatnya, ada sejumlah dokumentasi kegiatan pemerintahan telah tercecer.
Kondisi itu menurut Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Joned SHUT MAP harus disikapi dengan bijak. “Dewasa ini sudah zamannya digitalisasi sehingga dokumentasi yang ada jauh lebih baik dan lebih aman jika disimpan pada arsif digital,” katanya.
Guna mewujudkan hal itu, kepada Tim Publikasi Prokopim Maria Sonda, Joned mengaku sudah merancang penyimpanan arsif Prokopim yang menggunakan Sistem Aplikasi yang tentu membutuhkan server. “Kita tahu sudah ada Aplikasi Srikandi untuk arsip dokumentasi dari Perpustakaan Nasional, kita juga berharap dapat menggunakannya, cuma sampai saat ini belum diterapkan di lingkungan Pemerintah Daerah,” katanya.
Mantan Kabid Persampahan Dinas Lingkungan Hidup yakin dengan penyimpanan data dan dokumentasi secara digital akan memberikan banyak keuntungan. Arsif akan lebih aman, biaya lebih hemat dan ruangan lebih terbatas serta penyimpananya akan lebih muda. “Yang pasti penyimpanan arsif digital lebih terjamin keamannya,” jelasnya.
Penyimpanan data secara digital ini penting dilakukan mengingat produksi arsif di Prokopim intensitasnya cukup tinggi. Setiap pimpinan selalu ada setiap saat termasuk yang dihasilkan dari peliputan. “Peliputan memang salah satu unsur penting mendokumentasikan setiap kegiatan karena merupakan pelaksanaan pemerintahan setiap aktivitas pimpinan baik Bupati dan Wakil Bupati yang mencerminkan perjalanan dalam pemerintahan Kabupaten Nunukan,” ungkapnya.
Menurutnya juga, ini merupakan salah satu tantangan saat ini dengan beralihnya ke era digital maka sistem penyimpanan dokumentasi-dokumentasi itu juga mengalami perubahan. “Dulu setiap dokumentasi baik berupa foto dibukukan atau dicetak kemudian ada juga yang disimpan dalam CD, sekarang ada didalam kamera, handphone genggam dan sebagainya ini memang perlu suatu terobosan bagaimana supaya arsip digital ini tetap kita pelihara dengan baik,” jelasnya.
Sementara itu untuk saat ini pengarsipan dokumentasi data kegiatan Pemda masih menggunakan Harddisk yang suatu waktu ruang penyimpanannya dapat memenuhi kapasitas. “Mungkin nanti kedepan kita perlu memikirkan apakah kita harus punya semacam server atau misalnya ruang penyimpanan digital tersendiri atau segera menggunakan Aplikasi Srikandi agar dokumentasi ini bisa senantiasa terpelihara dengan baik,” imbuhnya.(*)
Laporan : Maria Sonda (Tim Publikasi Prokopim)
Teks/Foto : Maria Sonda (Tim Publikasi SEKRETARIAT DAERAH )
Editor : fahmiimaniar
