SIMP4TIK News - 24 orang peserta magang dari Kabupaten Nunukan diberikan pembelajaran Pengelolaan Arsip Dinamis dengan fokus pembahasan utama adalah mekanisme pemusnahan arsip. Adapun 2 (dua) orang dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Nunukan diberikan pembelajaran tentang pengelolaan Arsip Statis pada Selasa (7/03).
Pengelolaan arsip dinamis merupakan suatu proses pengaturan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip yang dilakukan secara aktif dan terus menerus selama siklus hidup arsip. Siklus hidup arsip sendiri meliputi tahap pembuatan, penggunaan, penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip.
Arsip dinamis merupakan arsip yang masih digunakan secara aktif dan masih memerlukan aksesibilitas dalam kegiatan operasional suatu organisasi atau institusi. Pengelolaan arsip dinamis sangat penting dilakukan untuk menjaga keamanan dan ketersediaan arsip, serta untuk memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian dan penggunaan arsip tersebut.
Proses pengelolaan arsip dinamis dimulai dari pembuatan arsip, di mana arsip tersebut harus dibuat dengan format dan metode pengarsipan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi. Setelah itu, arsip harus disimpan dengan baik dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah ditemukan dan diakses oleh pengguna.
Selanjutnya, dalam pengelolaan arsip dinamis, perlu dilakukan pemeliharaan arsip secara berkala, seperti membersihkan dan merapikan arsip, serta memastikan bahwa arsip tersebut masih terjaga keasliannya dan tidak mengalami kerusakan atau hilang.
Namun, pada suatu waktu arsip dinamis tidak lagi dibutuhkan secara aktif dalam kegiatan operasional organisasi, dan harus dilakukan penyusutan dan pemusnahan arsip. Penyusutan arsip dilakukan dengan cara mengurangi aksesibilitas arsip, seperti mengubah tingkat keamanan atau hak akses pada arsip tersebut. Sedangkan pemusnahan arsip dilakukan ketika arsip tersebut sudah tidak diperlukan lagi atau sudah memenuhi syarat untuk dihapus.
Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan hati-hati dan mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku, seperti undang-undang dan regulasi terkait. Proses pemusnahan arsip juga harus didokumentasikan dengan baik dan diarsipkan untuk kepentingan audit dan akuntabilitas.
Dalam pengelolaan arsip dinamis, perlu diingat bahwa arsip merupakan aset berharga bagi suatu organisasi atau institusi. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengelolaan arsip yang baik dan teratur untuk menjaga keamanan dan ketersediaan arsip, serta memastikan bahwa arsip tersebut dapat digunakan dan dimanfaatkan secara optimal dalam kegiatan operasional organisasi.
Teks/Foto : Eries Ramadhani (Tim Publikasi INSPEKTORAT DAERAH )
Editor : Asa Zumara, SS
