Nunukan, SIMP4TIK - Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan kini telah memperbarui “Si Super” (sistem informasi surat perjalanan dinas) menjadi Integrasi sistem Penandatanganan secara Elektronik dan Sistem Laporan Keuangan ke Sistem Administrasi Surat Perjalanan Dinas pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Nunukan (iPESAN SI SUPER).

Pembaharuan ini bermula pada tanggal 1 Januari 2010 melahirkan sebuah inovasi yang diberi nama “Si Super” (sistem informasi surat perjalanan dinas), terobosan ini lahir dari ide awal untuk pengembangan sistem administrasi perjalanan dinas di Kabupaten Nunukan dimaksudkan untuk menata administrasi perjalanan dinas khususnya proses pengajuan dokumen perjalanan dinas.

Fokus inovasi ditujukan pada penataan standar pelayanan dan prosedur permohonan dokumen perjalanan dinas, dengan meminimalisir peluang terjadinya perjalanan dinas anggaran ganda dan perjalanan dinas yang tidak dilengkapi, terobosan ini telah dilombakan pada tahun 2014 dan masuk Top Inovasi pada Kementerian PAN RB yang diikuti oleh kementerian dan lembaga serta pemerintah daerah.

Namun mengingat inovasi tersebut telah dibuat sejak lama tentu membutuhkan beberapa pembaharuan yang dibutuhkan sesuai kondisi saat ini maka diperlukan suatu terobosan inovasi baru yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi melalui pengembangan aplikasi yang sudah ada. 

“Dengan demikian kami memilih judul dalam Aksi Perubahan adalah Integrasi sistem Penandatanganan secara Elektronik dan Sistem Laporan Keuangan ke Sistem Administrasi Surat Perjalanan Dinas pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Nunukan ( iPESAN SISUPER )," ungkap Tamrin, Kasubbag Protokol Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Nunukan.

Tamrin menerangkan, sistem administrasi manajemen surat perjalanan dinas yang ada belum terintegrasi oleh aplikasi SPBE yang sudah ada salah satunya adalah penandatanganan secara elektronik karena melalui penandatanganan secara elektronik memiliki manfaat mencakup peningkatan kenyamanan, karena memungkinkan penandatanganan jarak jauh peningkatan efisiensi, dengan mempercepat waktu pemrosesan dokumen, dan peningkatan keamanan, melalui enkripsi dan pelacakan digital selain itu terobosan berikutnya adalah terintegrasinya pelaporan keuangan secara elektronik dengan banyaknya jumlah surat yang dibuat dan diterima, maka pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga.

“Pembebanan tugas terhadap seseorang yang dilakukan dengan sistem manual juga menyebabkan kemungkinan tidak meratanya beban tugas yang akan ditanggung pada tiap tiap orang dan waktu pengerjaan yang tidak efektif atau sangat lamban. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem administrasi manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pembuatan laporan dan pencarian data yang ada. Oleh karena itu maka diperlukan suatu terobosan inovasi yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi melalui pembuatan aplikasi,” tuturnya.

Pada kesempatan ini, Tamrin juga menjelaskan,  tujuan aksi perubahan adalah untuk  peningkatan pemanfaatan sistem informasi surat  perjalanan dinas pada Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan Sekretariat Daerah Kabupaten Nunukan.

Adapun tujuan yang ingin dicapai secara detail yaitu pertama tersedianya layanan administrasi  penerbitan dokumen perjalanan dinas, kedua tersedianya layanan administrasi keuangan dan pertanggungjawaban keuangan perjalanan dinas, tersedianya tata naskah dinas elektronik, dan terakhir terintegrasinya sistem penandatanganan secara elektronik dari aplikasi Sistem Administrasi Surat Perjalanan Dinas (Si-Super) dengan aplikasi Tanda Tangan elektronik dan kearsipan dinamis Srikandi Kemendagri.

Manfaat Aksi Perubahan adalah  mewujudkan pelayanan adminstrasi perjalanan dinas yang profesional, berkualitas, akuntabel dan transparan.

Rencana Kegiatan pelaksanaan integrasi sistem penandatanganan secara elektronik dan sistem laporan keuangan ke sistem administrasi surat perjalanan dinas pada bagian protokol dan komunikasi pimpinan sekretariat daerah Kabupaten Nunukan secara lebih terinci akan  dilaksanakan melalui milestone sebagai berikut             Rencana kerja jangka pendek (2 Bulan) dengan Membangun sistem informasi yang berbasis web, Mengintegrasikan sistem Si Super yang sudah ada ke sistem Arsip Nasional (ANRI) dan Kemendagri dalam hal penerapan penandatangan secara elektronik.

Pelatihan pemanfaatan aplikasi si super kepada staf petugas pembuatan dokumen perjalanan dinas dan bendahara, ujicoba sistem informasi untuk mengetahui kendala – kendala maupun hambatan yang dihadapi, Rencana kerja jangka menengah (1 Tahun), Melaksanakan pelatihan pemanfatan aplikasi si super di seluruh perangkat daerah dengan lokus yang berbeda dari tujuan jangka pendek diatas dan pengembangan sistem untuk dimanfaatkan seluruh perangkat daerah pemerintah Kabupaten Nunukan.

Rencana kerja jangka panjang (2 Tahun) yaitu  Menyusun road map replikasi, Peningkatan kapasitas sistem dan sumber daya manusia dan Menyusun pedoman replikasi.(*)

Teks/Foto : BD Novelinna (Tim Publikasi DINAS KOMUNIKASI INFORMATIKA STATISTIK DAN PERSANDIAN )

Editor : Hermi Mastura, S,I.Kom