Nunukan, SIMP4TIK – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Nunukan melaksanakan Pengawasan Kearsipan Internal terhadap 36 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Nunukan. Kegiatan ini berlangsung selama empat hari, mulai 1 hingga 4 September 2026, bertempat di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Nunukan.

Pengawasan dilaksanakan secara daring dan luring serta dibagi ke dalam tiga desk. Pembagian tersebut dilakukan untuk memastikan proses pemeriksaan, penilaian, dan pendampingan terhadap masing-masing OPD dapat berjalan secara efektif dan terarah.

Sebanyak 36 OPD menjadi sasaran pengawasan pada pelaksanaan kali ini. Jumlah tersebut merupakan OPD yang belum mendapatkan pengawasan, setelah sebelumnya 15 OPD telah terlebih dahulu dilaksanakan pengawasan kearsipan.

Dalam pelaksanaannya, sasaran pengawasan meliputi pengelola arsip dari masing-masing OPD. Masing-masing OPD menunjuk dua orang, satu orang pengelola arsip pada salah satu bagian, bidang, atau seksi yang ditetapkan sebagai Unit Pengolah (UP) dan satu orang pengelola arsip pada sekretariat sebagai Unit Kearsipan (UK).

Untuk penilaian Unit Pengolah secara elektronik, setiap OPD diminta menyiapkan akun Srikandi Kepala Bidang yang menjadi sampel serta akun Pencatat Surat. Penyiapan akun tersebut menjadi bagian penting dalam proses penilaian pengelolaan arsip secara elektronik melalui Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI).

Sementara itu, untuk penilaian Unit Pengolah secara konvensional, OPD diminta menyiapkan sejumlah dokumen sebagai bahan pemeriksaan dan bukti dukung. Dokumen yang harus disiapkan meliputi Daftar Arsip Aktif tahun 2025, Daftar Pemindahan Arsip Inaktif, serta Daftar Arsip Alih Media beserta Berita Acara.

Selain itu, perangkat daerah juga menyiapkan lima berkas Surat Perintah, lima berkas Surat Keluar, lima berkas Nota Dinas, satu berkas Keputusan Kepala Perangkat Daerah, dan satu berkas Surat Pelimpahan Tugas. Dokumen pendukung lainnya berupa Buku Agenda Surat Keluar dan Surat Masuk, Daftar Arsip Inaktif, serta video kegiatan pengelolaan arsip.

Seluruh dokumen tersebut digunakan sebagai bukti dukung dalam pengisian Instrumen Pengawasan Kearsipan Internal. Melalui pemeriksaan dokumen dan pendampingan secara langsung maupun daring, DPK Kabupaten Nunukan dapat melihat sejauh mana penyelenggaraan kearsipan telah dilaksanakan oleh masing-masing perangkat daerah.

Pelaksana Tugas (Plt.) Kepala DPK Nunukan, Eradias Elias, S.IP., M.M menyampaikan bahwa pengawasan kearsipan internal ini bertujuan untuk mengukur tingkat kepatuhan dan kualitas penyelenggaraan kearsipan pada masing-masing OPD, baik dalam pengelolaan arsip secara elektronik melalui SRIKANDI maupun secara konvensional. 

"Disamping itu kegiatan ini bukan hanya untuk menilai, tetapi juga memastikan pengelolaan arsip di setiap OPD berjalan sesuai ketentuan serta memberikan pendampingan untuk memperbaiki hal-hal yang masih perlu dibenahi," ujar Eradias.

Kegiatan pengawasan ini diharapkan tidak hanya menjadi sarana penilaian, tetapi juga menjadi momentum bagi setiap OPD untuk melakukan pembenahan dan meningkatkan tata kelola kearsipan. Pengelolaan arsip yang tertib dan sesuai ketentuan dinilai penting dalam mendukung kelancaran administrasi pemerintahan, menjamin ketersediaan informasi, serta menjaga akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan daerah.

Teks/Foto : Dea Sunia Monica Regiola (Tim Publikasi DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN )

Editor : Asa Zumara, SS, M.IKom