Sebatik Barat, SIMP4TIK - Tim Penggerak Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (TP PKK) Kabupaten Nunukan memperkuat tata kelola organisasi melalui penyempurnaan sistem administrasi umum, administrasi keuangan, serta pengarsipan yang kini mulai diarahkan berbasis digital. Langkah ini dilakukan untuk memastikan pelaksanaan program PKK berjalan lebih tertib, terarah, dan akuntabel sesuai ketentuan organisasi.

Dalam penyusunan administrasi umum, Sekretaris I TP PKK Tuti Juliati menegaskan  pentingnya ketatausahaan yang dilakukan secara rutin dan terstruktur. Administrasi umum mencakup berbagai aspek mulai dari penyusunan surat, penomoran, penandatanganan, hingga distribusi dan pengarsipan. "Adapun jenis surat yang dikelola meliputi surat keputusan, surat biasa, surat pengantar, surat edaran, surat kuasa, surat tugas, hingga piagam penghargaan," jelasnya.

Juliati menekankan, setiap proses surat menyurat harus melalui tata cara yang jelas, mulai dari penyiapan konsep surat oleh sekretaris atau ketua pokja, proses paraf, hingga penandatanganan resmi oleh ketua sesuai kewenangan. “Akurasi administrasi merupakan dasar dari pelaksanaan program PKK. Karena itu, seluruh surat keluar maupun masuk wajib dicatat, distempel, dan diarsipkan dengan baik,” ujarnya.

PKK juga mulai mengembangkan sistem administrasi elektronik, termasuk penggunaan tanda tangan digital yang sah secara hukum untuk mempercepat proses pelayanan internal.

Pengelolaan keuangan lebih tertib dan transparan, di bidang keuangan, TP PKK menegaskan bahwa bendahara memegang peran utama dalam perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan, dan pertanggungjawaban dana. Sumber pendanaan PKK berasal dari APBN, APBD provinsi maupun kabupaten/kota/desa, swadaya masyarakat, serta bantuan lain yang tidak mengikat.

Setiap pengeluaran dana harus mendapat persetujuan ketua TP PKK, sementara pengajuan anggaran wajib melalui rapat pleno sebelum diajukan ke pihak pemberi dana. Surat Pertanggungjawaban (SPJ) ditandatangani oleh bendahara dan diketahui ketua sebagai bentuk transparansi publik. “Kami memastikan bahwa setiap rupiah yang digunakan benar-benar ditujukan untuk kepentingan program PKK,” kata Juliati.

Menurutnya sistem pengarsipan menjadi bagian penting dalam administrasi PKK. Sekretariat TP PKK bertanggung jawab penuh terhadap pengelolaan arsip, baik fisik maupun digital, dengan larangan membawa arsip keluar tanpa izin resmi. Arsip disimpan berdasarkan klasifikasi masalah, nomor surat, dan tahun terbit, serta mulai dialihkan ke sistem digital untuk mendukung efektivitas kerja.

Selain itu, arsip dibagi menjadi arsip biasa dan arsip rahasia. Pemusnahan arsip dilakukan minimal setiap lima tahun oleh tim yang ditunjuk khusus dan disertai berita acara resmi.

Untuk mendukung kelengkapan administrasi, PKK mewajibkan enam buku utama yang harus tersedia, yaitu Buku Daftar Pengurus dan Kader, Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar, Buku Keuangan, Buku Notulen, Buku Inventaris, dan Buku Kegiatan.

Melalui pembenahan menyeluruh di bidang administrasi, TP PKK Kabupaten Nunukan berharap kinerja organisasi semakin transparan, profesional, dan mampu memberikan pelayanan lebih optimal kepada masyarakat. “Administrasi yang baik adalah fondasi PKK yang kuat,” ujar Juliati.(*) 

Teks/Foto : Masdiana (Tim Publikasi DINAS KOMUNIKASI INFORMATIKA STATISTIK DAN PERSANDIAN )

Editor : Hermi Mastura, S,I.Kom